Externí účetní firma se vyplatí. Proč?

Účetnictví v malých a středních firmách nabývá na důležitosti. Vedou k tomu v zásadě dva důvody. Přesné finanční sestavy, přehledy a předpovědi jsou konkurenční výhodou na trhu. Kdo nezná svoji firmu do detailu, nemůže dobře obchodovat, soupeřit se stále ostřejší konkurencí na trhu a dodávat své služby či zboží zákazníkům. Zárove?? stát vyvíjí na podnikatele stále větší tlak, aby mu dodávali věrohodné údaje o svém podnikání. V poslední době jsou to například finanční hlášení a elektronická evidence tržeb, které bez profesionálně vedeného účetnictví nelze zvládnout a sankce od finančních úřadů jsou vysoké.

Cesty k dobrému účetnictví vedou také dvě. Buď si podnikatel nebo živnostník vybudují vlastní účetní oddělení, nebo si najmou externí účetní firmu. Třetí možnost, že si zaplatí samostatnou účetní, raději nechme stranou hned od začátku. Až příliš často to bývá maminka na mateřské dovolené, která prodělala krátký kurz účetnictví, což jí umož??uje tak nanejvýš dělat fakturantku pod vedením zkušených kolegy?? a ne samostatnou účetní, za kterou se vydává.

Interní účetní oddělení?

Ve středně velkém podniku, řekněme do stovky zaměstnanců, hrají ve výběru jedné či druhé možnosti spíše pocity a zaběhlá struktura práce. Majitel či management, kteří chtějí pod kontrolou nejen účty, ale také lidi, nejspíš zvolí vlastní interní účetní oddělení. Každodenně vidí své podřízené, jak sedí u počítačů a přehrabují papíry. Mohou se jich kdykoliv na cokoliv zeptat, případně je pochválit nebo vynadat. Musejí ovšem počítat, že jejich účetní oddělení by mělo mít alespo?? tři zaměstnance – dnes již není možné, aby jedna účetní obsáhla celou problematiku daní, mezd a vedení samotného účetnictví. Nemluvě o tom, že některá onemocní nebo dá výpověď.

Malé podniky nemají proč váhat. Outsourcing účetnictví do spolehlivé účetní firmy je nasnadě. Jak se dobré účetní firmy v Praze poznají a co poskytují?

Jak se pozná dobrá účetní firma

Zásadním předpokladem, zda o jejich službách vůbec uvažovat, je přehledná webová stránka s popisem všech prací, které účetní firma poskytuje. Nejlépe se základním ceníkem a také seznamem zaměstnanců. Kontakty na vedení jsou samozřejmostí.

Další krok vede přes osobní jednání. Pokud se vám něco nezdá, ať už oprávněně, nebo to jenom cítíte, pryč od nich! Účetních firem je na trhu přehršel a vy si můžete vybírat. Myslete na to, že s firmou budete spolupracovat mnoho let, uvidí do všech vašich ekonomických aktivit a může vám velmi pomoci při jejich řešení. Pokud fungují nadstandardní vztahy z obou stran, máte vyhráno. Pokud si nesednete, budete se pouze trápit a stejně účetní firmu nakonec vyměníte.   

Vše se zdá být jasné, plácnete si a podepíšete dlouhodobou smlouvu na vedení účetnictví? Moment! Ještě si to rozmyslete…

Účetní firma musí mít více zaměstnanců. Nemusejí všichni pracovat na celý úvazek, klidně ať jsou to třeba živnostníci, nebo sjednávaní pouze na konkrétní činnosti, ale mají být dosažitelní. Kromě více účetních s ekonomickým vzděláním (tak pět až deset je minimum) specializovaných na různé druhy účetních prací, by měla mít účetní firma také někoho, kdo se stará o klienty, kdo řídí provoz firmy a kdo dělá asistentskou práci. Nezbytný je kompetentní člověk od počítačů. Důležitý je da??ový poradce s kulatým razítkem a případně i školitel nových předpisů a zákonů.

Pokud je vám představena hlavní účetní, která nese odpovědnost za práci svých podřízených, je to bonus, protože je jasné, s kým budete řešit případné účetní problémy. Buďte si jisti, že se jich objeví hodně.

Jednotlivé účetní by měly pracovat každá podle své profesní agendy. Nikdo se už v daních a zákonech nevyzná v celé šíři. Typicky jsou účetní specializované na vše, co souvisí se mzdami, účetnictví pro společnosti s ručením omezením nebo akciových společností, jednoduchou evidence pro živnostníky, neziskové organizace a obecní firmy.

Zárove?? jsou účetní zastupitelné. V případě nemoci nebo jiné nečekané události v účetní firmě, případně v jakékoliv kalamitní situaci ve vašem podniku, musí nastoupit dostatečný počet účetních a pracovat s ohledem na potřeby klienta.

Nezapome??te na nové technologie. Účetní může mít přístup do vaší datové schránky a přes ní komunikovat vaším jménem s úřady (finanční úřad, správa sociálního zabezpečení, statistický úřad, soudy, obchodní rejstřík a další). Účetní firmy umož??ují on-line přístup do vašeho účetnictví – vedou ho buď na svém programu na svém serveru, nebo naopak na vašem serveru a ve vašem programu. Vždy záleží, co je ekonomicky výhodnější. Přesto se můžete kdykoliv připojit a podívat se na jakoukoliv podrobnost, která vás zajímá.

Pojištění je nezbytnou součástí služeb účetní firmy. Měla by být pojištěna na všechny chyby svých účetních, protože lidská práce nemůže být z principu nikdy dokonalá. Pozdě podané da??ové přiznání, špatně odeslané kontrolní hlášení a podobné omyly mohou vést k pokutám a dalším finančním ztrátám, které nakonec platí právě účetní firma. Odpovídající pojistka v případě práce pro střední firmy je přibližně dva až pět milionů korun.

Uvědomíme-li si, že plat zaměstnance není dán jen hrubou mzdou, ale také sociálním a zdravotním pojištěním, náklady na vzdělávání, telefon, dopravu a pracovní místo, a též v rámci nemoci, dovolené, svátků a podobně, je ekonomická výhodnost jednoznačně na straně outsourcované účetní firmy oproti vlastnímu účetnímu oddělení.

Smlouva o externím vedení účetnictví by měla být jednoznačná a srozumitelná. Pokud je příliš složitá, je to jednoznačně chyba účetní firmy a v horším případě i záměr, jak s vás dostat v budoucnosti více peněz. Nejčastějšími formami výpočtu celkové ceny jsou platby za každou účetní položku, předem sjednaná paušální platba a případně dopočítání vícenákladů za neočekávané, ale nutné práce.

Účetní firma je smluvně zavázána absolutní diskrétností a mlčenlivostí. Znamená to, že nemůže s nikým mluvit o tom, co se ve vašem účetnictví děje a co z něho zjistila o vašem podniku. Účetní firma zárove?? zajišťuje, aby byla veškerá elektronická komunikace zajištěná proti vniknutí a nelegálnímu zkopírování. Je nutno si ovšem uvědomit, že toto mlčení není stoprocentní. Může ho prolomit soud nebo policie. Před nimi musí vypovídat vaše interní, stejně jako externí, účetní pravdu. Jinak se sama vystavuje trestnímu stíhání.    

SLOVNÍČEK: abychom si rozuměli 

Vedení účetnictví (S.R.O., A.S.)

• kompletní zpracování účetnictví a všech souvisejících evidencí

• zastupování zákazníka při jednání s orgány státní správy

• příprava platebních příkazů pro elektronický platební styk

• evidence majetku

• vypracování účetních směrnic

• zpracování statistických výkazů

• periodické výkazy podle potřeb klienta 

Vedení da??ové evidence (OSVČ)

• obdobné spektrum služeb jako při vedení účetnictví 

Ekonomické poradenství

• příprava výkazů pro získání bankovních úvěrů

• ekonomické ukazatele společnosti

• projekce hospodářského vývoje společnosti

• návratnost investic

• plánování cash-flow 

Da??ové poradenství

• průběžné aktivní da??ové poradenství k optimalizaci daně

• da??ové rady k jednotlivým případům před i po jejich realizaci

• odkladu da??ového přiznání da??ovým poradcem 

Auditorské služby

• provedení auditu společnosti

• průběžná spolupráce auditora po celý hospodářský rok

• auditorské ověření pro navýšení základního kapitálu 

Daně

• zpracování da??ových přiznání k daním z příjmů, DPH a spotřebním daním

• da??ový odklad v souvislosti se zpracováním přiznání k dani z příjmů

• zpracování da??ového přiznání k majetkovým i ostatním daním 

• jednání s finančními úřady a zastupování při kontrolách správce daně

• avíza o platbě záloh na daně 

Mzdy

• zpracování mezd

• výpočet dávek nemocenského pojištění

• zpracování výkazů pro správy sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny

• roční zúčtování daní

• zastupování při jednáních a kontrolách na správě sociálního zabezpečení, zdravotních pojišťovnách a finančních úřadech

• personální poradenství

• sepisování pracovních smluv, ukončení pracovních poměrů

• cestovní náhrady, použití služebních aut pro soukromé účely, stravenky