Raději dvakrát vyhořet než se jednou stěhovat – to je okřídlené rčení, které vyjadřuje obavu ze stěhování domácností, dílen, kanceláří i celých podniků. Stěhování firmy ovšem může značně ulehčit využití specializované stěhovací služby.
Ne že by v okamžiku jejího najmutí odpadla veškerá starost s přemístěním veškerého firemního vybavení do nových prostor, ale v každém případě se zjednoduší celý proces a zajistí správný postup opuštění původního sídla a nastěhování do nových prostor.
Kdo ze zaměstnanců, manažerů nebo majitelů zažil kompletní stěhování, jistě poznal na vlastní kůži, jak je důležitá osoba, která má tuto věc ve své osobní zodpovědnosti.
Firma musí dlouho před stěhováním určit svého člověka, který bude jakýmsi styčným důstojníkem celé operace. Ten hned po svém jmenování začne spolupracovat se stěhovací službou. Je to podstatné, aby byl dostatek času na důkladné plánování.
Zároveň přijme pokyny od vedení, jak rychle se má stěhování uskutečnit, kolik na to je peněz, jací lidé na to budou vyčleněni a které provozy je nutné udržet v chodu během stěhování. Samozřejmostí je, že bude detailně informován o prostorech, kam se firma stěhuje.
Současně sám informuje zaměstnance, co se bude dít, jaké budou jejich povinnosti související se stěhováním a od kdy mohou nastoupit do práce na novém pracovišti.
Ve větších firmách je nutné všem oznámit, kdo poskytne informace během jakýchkoliv zádrhelů nebo nejasností souvisejících se stěhováním. A že jich určitě bude dost!
Stěhování firmy zahrnuje tyto procesy:
- Obhlídka technika stěhovací služby
- Cenová nabídka, smlouva a zaplacení zálohy
- Odsouhlasení přesného plánu jednotlivých prací a umístěním předmětů na správná místa
- Postup stěhování firmy závazný pro stěhovací službu i firmu a její zaměstnance
- Proškolení zaměstnanců firmy
- Stěhovací štítky
- Určení kontaktních osob na straně stěhovací služby i firmy
- Dodání obalů a označovacích štítků
- Balení buď stěhovací službou nebo vlastními zaměstnanci
- Stěhování
- Rozmístění firemního vybavení na novém pracovišti dle plánu
- Odsouhlasení prací a doplacení podle smlouvy
Stěhování najednou nebo postupně?
Pro výrobní firmy je extrémně důležité, aby byla výroby během stěhování omezena co nejméně. Každé zdržení totiž znamená narůstající ztrátu.
Z tohoto důvodu se často stěhuje po částech. Omezuje se nebo dokonce zastavuje činnost jen části podnikových procesů, které se zrovna stěhují.
Stěhování po částech je ovšem velmi náročné na plánování a přesné dodržení všech plánovaných operací na straně firmy i stěhovací služby. Jakékoliv zpoždění, ať už je způsobeno kýmkoliv, má dalekosáhlé následky nejen finanční, ale i provozní.
Firmy, které se živí především kancelářskou prací, dávají přednost jednorázovému stěhování. Je totiž organizačně jednodušší, levnější a konec konců i rychlejší. I v tomto případě musí být vše detailně promyšleno, naplánováno a provedeno.
Výhodou je, pokud okolnosti dovolí, aby se stěhovalo mimo pracovní dny, o víkendu nebo přes noc. Tyto termíny omezí firemní činnost nejméně.
Co mohou dělat vlastní zaměstnanci?
Součinnost před stěhováním obvykle musejí poskytnout sami zaměstnanci firmy. Důležité ovšem je, aby se nepletli do samotného stěhování! Aby neradili stěhovákům, nesnažili se měnit dohodnuté plány a nepokoušeli se do práce zanášet vlastní názory. Vše je stanoveno předem a podle plánu běží jako na drátkách.
Zaměstnanci balí samozřejmě především osobní věci, archivy, drobné výrobní prostředky a podobně. Lidé z IT se starají o vypnutí a následně zapnutí počítačů a spuštění komunikačních sítí, ostraha hlídá do poslední chvíle původní objekt a od okamžiku nastěhování nový objekt, manažeři udržují chod firmy, mechanici vypínají stroje a v novém pracoviště je spouštějí a tak dále.
Nejčastější postup tkví v tom, že každý dostane normalizované krabice, uloží do nich své vybavení a popíše je podle pokynů tak, aby je šlo jednoduše najít po stěhování. Každý si musí být vědom, že pokud krabice a další obaly řádně nepopíše, už by se s nimi nemusel nikdy shledat, nebo jejich nalezení bude trvat hodně dlouho.
Obvykle zaměstnavatel určí, jaký objem může každý zaměstnanec přestěhovat. Nic by neměl odnášet domů!
Pokud je stěhování naplánováno dostatečně dopředu, je velká výhoda, pokud zaměstnanec své materiály vytřídí a zbaví se zbytečností. Jindy než při stěhování na to nezbývá chuť ani čas.
Stroje, nábytek, velké předměty a další objemné věci balí nejčastěji sama stěhovací služba. Za příplatek lze balit také umělecké předměty, šperky, drahé součásti interiérů i exteriérů, křehké předměty a případně hudební nástroje. Vše lze pojistit a k tomu přikoupit ozbrojenou ochranu během přepravy.
Stěhovací služba nakonec vše odveze do nového firemního objektu a rozestaví přesně podle požadavků firmy. Račte vstoupit…
