Skartace - služba, kterou REISSWOLF nabízí nejen v Praze 10

desitka-redakce-nahled

Archivace a skartace písemných materiálů jsou alfou a omegou každé firmy, podniku, společnosti, sdružení či spolku. Jako rodné sestry se starají, aby se našla každá podrobnost, kterou je potřeba najít, ale zárove? aby firma nebyla zahlcena zbytečnými papíry. Skartovat nepotřebné materiály můžeme sami, ale ve větších firmách se vyplatí najmout profesionály. Takové služby nabízí REISSWOLF po celé České republice a tedy i v Praze 10.

Foto: Kuba Turek jakub.turek@desitka.cz

Mnoho papírů, starých disket nebo novějších cédéček, počítačových disků a dalších záznamových médií stačí zničit a vyhodit podle selského rozumu – co už nikdy nebudeme potřebovat, to jde z domu.

Data a dokumenty se musí skladovat

Některé dokumenty je ovšem nutné skladovat (archivovat) krátce či déle, jiné je potřeba chránit před konkurencí, další jsou osobní povahy a tak dále. Režim nakládání s nimi, zpracovávání, přístup k datům a nakonec i skartaci v mnoha případech určují zákony.

Například mzdové doklady musí firma uchovávat třicet let, účetnictví deset let a reklamační protokoly do konečného vyřešení sporu se zákazníky. Osobní listy, údaje o výplatách a zdravotní dokumentace se zase nesmí dostat do rukou nikomu jinému, než tomu, kdo je potřebuje pro přímé vedení svých podřízených.

Uchovávání a hlavně ochranu takových údajů striktně popisuje například archivní služba, finanční úřad, úřad na ochranu osobních údajů, správa sociálního pojištění, stavební úřad a mnohé další instituce.

Všechno nesmí vidět všichni

Existuje však také velké množství dalších dokumentů a dat, o kterých víme, že by se neměly dostat do nesprávných rukou, ačkoliv je nezmi?ují zákony ani vyhlášky. Tato data jsou součástí know-how firmy. Může se jednat o databáze obsahující seznamy zákazníků a jejich kontaktů. V horším případě jsou k jednotlivým klientům přiřazena čísla jejich dokladů, kreditní karty, bankovních účty a všechny údaje ze systému CRM (řízení vztahů se zákazníky). Podobné údaje si firmy vedou i o svých zaměstnancích a ani jejich seznamy by se nikdy neměly dostat do rukou komukoliv nepovolanému.

Zneužití takových dat by mohlo nejen poškodit firmu a její obchodní partnery, ale bylo by také trestné.

Velké komplikace by znamenal také únik dat z účetnictví, údajů o všeobecné ekonomické situaci firmy a jejích partnerů, případně plánů do budoucna. O patentech, průmyslových vzorech, inovacích, prototypech a technické dokumentaci ani nemluvě! Manažeři od konkurence by si je jistě velmi rádi a podrobně pročetli a zařídili se podle nich.

Skartace = bezpečná likvidace informací

Z těchto důvodů je výhodné předat skartaci do rukou spolehlivých specialistů, aby bezpečně zlikvidovali všechna nepotřebná, ale stále citlivá data. Likvidace dat totiž neznamená smazání počítače tlačítkem DELETE a vyvezení archivu do sběrných surovin. V obou případech totiž existuje velké riziko, že se k záznamům lehce kdokoliv dostane. Problém nastane, když se to stane omylem, ale obrovský průšvih je, když si na takový okamžik někdo počká cíleně – ať už vlastní zaměstnanec nebo někdo nastrčený zvenku.

Každý „ajťák“ při tom dokáže i ze smazaného disku zkopírovat jeho původní obsah k sobě do počítače. Každý skladník nebi zaměstnanec sběrného dvora si může odnést balík papírů se „zajímavým“ obsahem, aniž to kdokoliv zpozoruje.

Proto je důležité všechna důležitá data likvidovat profesionálním způsobem. Skartace totiž není vyhození papírů, cédéček a dévédéček, disků, celých počítačů nebo třeba jen flešek do kontejneru. Skartace je úplná a bezpečná likvidace dat.

Čtyři kroky pro firemní dokumentaci

  1. uschování dokladů u podnikatele (živnostníka) ve stanovené lhůtě dle povahy dokumentů
  2. výběr dokumentů a dokladů ke skartaci
  3. splnění zákonných povinností k úřadům
  4. skartace dokladů a dokumentů, anebo uschování dokumentů v archivu

Systém REISSWOLF dokáže zajistit všechny čtyři body práce s dokumenty od uchování po skartaci, ale také zajistí pouze vybrané kroky. Při samotné skartaci používá uzamykatelné kovové skří?ové nástavby nákladních aut. Obsluha aut jsou výhradně zaměstnanci společnosti REISSWOLF a žádní jiní lidé do aut nemají přístup. Poté se všechny skartované dokumenty bezpečně rozmělní, províří a slisují. Obvykle se dají využít jako surovina pro další zpracování a jen v krajním případě se skládkují.

Skartaci ve velkých městech lze objednat zde:

Skartace Praha

Skartace Plze?

Skartace Ostrava

INFO: Stáhněte si brožuru REISSWOLF (PDF)

Komentáře

Tip na nové byty v Praze 10 od developera FINEP. Projekt Malý háj ve Štěrboholech vás jistě zaujme!
Pojištění od Hyperfinance cestovní pojištění, úrazové pojištění a další Předpověď počasí Praha 10